Effizienter oder produktiver zu sein bedeutet, dass wir mehr Dinge in kürzerer Zeit erledigen. Wollen wir das nicht alle?! In einem anderen Beitrag habe ich erklärt, warum Multitasking uns nicht wirklich dabei hilft, produktiver zu werden. Aber was HILFT uns, unsere Produktivität steigern? In diesem Post habe ich 10 gute Arbeitsgewohnheiten für einen produktiven Arbeitstag zusammengestellt.
1. Erstelle To Do Listen und priorisiere
Das hilft dir, auf einen Blick zu sehen, was du zu tun hast, welche Aufgaben wichtig sind und welche warten oder sogar delegiert werden können. Solltest du zuerst Quick Wins abarbeiten? Es gibt Aufgaben, die mit geringem Aufwand und in kurzer Zeit erledigt werden können. Laut David Allen sollte alles, was innerhalb von 2 Minuten erledigt werden kann, sofort erledigt werden. Das macht durchaus Sinn, aber wenn du ausschließlich diese Technik jeden Tag anwendest, kann es passieren, dass du zwar viele Quick Wins erledigst, aber nie dazu kommst, an den großen Projekten zu arbeiten.
Stelle sicher, dass du die Prioritäten nach der Wichtigkeit der Aufgaben setzt und nicht nur danach, wie schnell du sie erledigen kannst. Hier kommt auch die Eisenhower-Matrix ins Spiel, die dir dabei hilft, die langfristigen Prioritäten nicht zu vergessen. Eine gute Mischung aus schnellen Erfolgen und der Arbeit an wichtigen langfristigen Zielen ist wahrscheinlich die richtige Lösung.
2. Planung
Besonders wenn es um mittel- oder langfristige Ziele oder Projekte geht, ist es wichtig, eine ordentliche Planung durchzuführen. Breche größere Ziele auf kleinere Aufgaben und Meilensteine herunter, damit du sicher bist, dass du dranbleibst und sie nicht zu weit aufschiebst. Für die tägliche Aufgabenplanung ist es sinnvoll, deinen Kalender mit den Aufgaben zu blockieren, die du erledigen möchtest, um sicherzustellen, dass du wirklich Zeit für die verschiedenen Punkte reservierst.
3. Arbeite gemäß deinen Arbeitsgewohnheiten
Wann immer du die Möglichkeit dazu hast, arbeite so, wie es für dich am meisten Sinn macht. Wenn du deine Arbeit selbst organisieren kannst, achte darauf, deine Vorlieben zu berücksichtigen. Bist du am effizientesten, wenn du von zu Hause aus arbeitest, ohne gestört zu werden, oder bevorzugst du die Hektik des geschäftigen Büros, wo du bei einer Tasse Kaffee den Input deiner Kollegen einholen kannst? Bevorzugst du es, früh aufzustehen, um Dinge zu erledigen, oder schläfst du lieber etwas länger, weil dein Gehirn einfach etwas Zeit braucht, um morgens auf Touren zu kommen? Arbeitest du lieber mit Headset und hörst Musik oder brauchst du absolute Stille, um dich zu konzentrieren? Überlege, wann du die besten Ergebnisse erzielst, und versuche, dich an diese Routinen zu halten, wann immer es möglich ist.
4. Effizient kommunizieren
Kommt dir das bekannt vor? Ping-Pong-E-Mails, die hin und her gehen, möglicherweise mit einer großen Verteilerliste (und wahrscheinlich kennst du nicht einmal die Hälfte der Namen), Missverständnisse und jeder wirft eine andere Meinung ein (möglicherweise off-topic) … und du kommst nicht einmal in die Nähe einer Entscheidung. Am besten ist es, den Verteiler auf die Leute zu reduzieren, die wirklich drin sein MÜSSEN, und wenn das Thema komplex oder heikel erscheint, oder du voraussiehst, dass es in einer Diskussion endet, kann es sinnvoll sein, ein Telefonat zu vereinbaren, anstatt eine nicht enden wollende E-Mail-Kette auszulösen.
Auch wichtig: Formuliere deine Mails klar und deutlich, damit die Leute verstehen, was du von ihnen benötigst UND lese die Mails, die du erhältst, gründlich. Es gibt nichts Ärgerlicheres als Leute, die genau die gleichen Fragen stellen, die du bereits in deiner Mail beantwortet hast.
5. Reduziere Gruppen-Calls und Meetings
Überlege vor der Terminierung von Gruppen-Calls oder Besprechungen gut, wie viel Zeit du einplanen solltest und wen du einlädst. Stelle sicher, dass du eine klare Tagesordnung hast, damit die Teilnehmer wissen, was von ihnen erwartet wird und ob sie vorbereitet kommen müssen. Falls erforderlich, solltest du anschließend ein Besprechungsprotokoll verschicken, damit jeder über die besprochenen Themen und eventuelle To Dos Bescheid weiß. Falls du zu einem Meeting eingeladen wist, von dem du nicht sicher bist, ob es für dich relevant ist, frage den Organisator vorher, ob deine Teilnahme wirklich erforderlich ist, und scheue dich nicht, ihn an die richtigen Personen zu verweisen, wenn du das Gefühl hast, dass du nicht die richtige Person für die Teilnahme bist.
Außerdem: Versuche, pünktlich zu Meetings zu erscheinen. Wir sind uns alle einig, dass es Umstände geben kann, die einen daran hindern, pünktlich zu erscheinen, aber versuche, den anderen Teilnehmern deinen Respekt zu erweisen, indem du dich zum Beginn des Meetings einfindest, da du sonst wichtige Punkte verpassen könntest oder das Meeting länger dauert als geplant.
6. Vermeide Ablenkungen
Wir alle kennen das aus dem Homeoffice: Der Postbote klopft an die Tür, ein Freund schickt eine Nachricht, die Wäsche muss gewaschen werden … aber auch im Büro gibt es jede Menge Ablenkungen: Leute, die vorbeilaufen und für ein Schwätzchen stehen bleiben, Kollegen, die laut telefonieren, … Wann immer es möglich ist, versuche, diese Ablenkungen zu vermeiden. Wenn es dir hilft, dich zu konzentrieren, setze Kopfhörer auf und höre Musik. Versuche, die Aufgaben ,für die du dich am meisten konzentrieren musst, in einer Umgebung zu erledigen, die es dir erlaubt, dich zu fokussieren (z. B. früh am Morgen, wenn im Büro nicht allzu viel los ist oder, wenn du mit kleinen Kindern zu Hause bist, wenn diese gerade ein Nickerchen machen …). Lege dein Smartphone weg (wann immer möglich). Und ein Ratschlag, den ich wirklich liebe, ist, eine „Ablenkungsliste“ zu erstellen, d. h. wann immer dir ein Gedanke in den Sinn kommt, während du versuchst, dich zu konzentrieren (z. B. dass du eine Freundin zum Geburtstag anrufen oder einige Zutaten für das Abendessen einkaufen musst), notiere ihn auf einen Zettel, damit du später darauf zurückkommen und dich weiter auf deine Arbeit konzentrieren kannst.
7. Mache Pausen und vermeide Überstunden
Klingt kontraproduktiv, oder? Dennoch haben Experten herausgefunden, dass kurze Pausen deinem Gehirn tatsächlich erlauben, sich zu erfrischen und effizienter zu sein. Je länger du arbeitest, ohne dich für einige Minuten zu entspannen, und je länger dein Arbeitstag ist, desto weniger effizient wirst du und desto mehr Fehler wirst du zwangsläufig machen. Das bedeutet nicht, dass du jede Stunde eine 15-minütige Kaffeepause einlegen solltest, aber von Zeit zu Zeit aufzustehen, sich zu strecken, die Augen vom Bildschirm zu nehmen oder einen kurzen Spaziergang im Freien zu machen, kann helfen, Kreativität und Konzentration zu steigern.
8. Schalte ab und ruhe dich nachts aus
Es ist nicht nur notwendig, während des Arbeitstages Pausen zu machen, sondern auch abzuschalten, sobald du das Büro/Homeoffice verlässt. Versuche, außerhalb der Arbeitszeiten nicht an Arbeitsprobleme zu denken. Mach Sport, treffe dich mit Freunden, spiele mit den Kindern, was immer dir hilft, dich zu entspannen.
Versuche außerdem, genügend Schlaf zu bekommen. Die meisten Erwachsenen brauchen sieben bis acht Stunden Schlaf pro Nacht, um am nächsten Tag voll produktiv zu sein. Glaube mir, ich weiß, wie es ist, mit Schlafentzug zurechtzukommen, als Mutter von 2 Kindern habe ich seit Jahren damit zu kämpfen. Versuche trotzdem, wann immer es dir möglich ist, so viel Schlaf wie möglich zu bekommen. Wenn du Schwierigkeiten hast, abzuschalten, kannst du verschiedene Dinge wie Yoga oder Mindfulness ausprobieren. Es gibt auch verschiedene natürliche Produkte wie RINGANAisi, die dabei helfen können, sich leichter zu entspannen.
9. Lerne, Nein zu sagen
Gehörst du zu den Menschen, die immer zusätzliche Aufgaben übernehmen, wenn man sie darum bittet, egal, ob du schon völlig überlastet bist? Denke zweimal nach, bevor du das nächste Mal den Finger streckst. Es ist zwar toll, anderen deine Hilfe anzubieten, wenn du es dir leisten kannst, aber dein Ziel sollte nicht sein, ständig zusätzliche Arbeit zu übernehmen, wenn du eigentlich gar nicht die Zeit hast, um sie zu bewältigen. Überlege dir, ob dein Fachwissen wirklich benötigt wird, ob es jemanden gibt, der aushelfen könnte, oder setze einfach die richtigen Erwartungen bei deinen Stakeholdern, indem du sie wissen lässt, wann du Zeit haben wirst, sich die Aufgabe anzusehen.
10. Bitte um Hilfe
Ob das nun bedeutet, Aufgaben zu delegieren, die nicht unbedingt von dir selbst erledigt werden müssen, oder einen Kollegen zu fragen, wie ein System oder ein Prozess funktioniert, scheue dich nicht, eine Person um Hilfe zu bitten, die das benötigte Wissen hat. Das kann dir Stunden ersparen (glaube mir!) und wenn du in einer freundlichen Umgebung arbeitest, sind die Leute in der Regel sehr froh, wenn sie helfen können!
Hast du ein paar neue Ideen bekommen? Nicht alles muss für jeden das Richtige sein. Probiere einfach aus, was für dich am besten funktioniert. Hast du noch andere Tipps oder Tricks, die dir helfen, dich zu konzentrieren und effizienter zu sein? Teile sie gerne in den Kommentaren!
