Ser más eficiente o productivo durante el día significa que hacemos más cosas en menos tiempo. ¿Quién no querría eso? En otro post expliqué por qué la multitarea no nos ayuda a ser más productivos. Pero, ¿qué es lo que SÍ aumenta nuestra productividad? He reunido 10 buenos hábitos de trabajo para una jornada laboral productiva.
1. Crea listas de tareas y prioriza
Esto te ayuda a ver de un vistazo lo que tienes que hacer, qué tareas son importantes y cuáles pueden esperar o incluso ser delegadas. ¿Debes tratar primero los Quick Wins? Hay tareas que pueden hacerse con poco esfuerzo y en poco tiempo. Según David Allen, todo lo que pueda hacerse en 2 minutos debe hacerse inmediatamente. Esto tiene sentido, sin embargo, si aplicas exclusivamente esta técnica todos los días, podrías terminar haciendo muchas victorias rápidas pero nunca llegar a los grandes proyectos.
Asegúrate de que priorizas en función de la importancia de las tareas y no sólo en función de la rapidez con la que puedes completarlas. Aquí también entra en juego la Matriz de Eisenhower, que te ayuda a no olvidar las prioridades a largo plazo. Una buena combinación de victorias rápidas y trabajo en objetivos importantes a largo plazo es probablemente la solución correcta.
2. Planifica
Especialmente cuando hablamos de objetivos o proyectos a medio o largo plazo, es importante aplicar una planificación adecuada. Reduce esos objetivos grandes en tareas e hitos más pequeños para asegurarte de que no se desvíes del camino y no los lleves demasiado lejos. Para la planificación de las tareas diarias, tiene sentido bloquear tu calendario con las tareas que quieres hacer para asegurarte de que realmente reservas tiempo para los diferentes elementos.
3. Ten en cuenta tus preferencias
Siempre que tengas la posibilidad, adáptate a la forma de trabajar que te vaya mejor. Cuando puedas organizar tu trabajo tú misma, asegúrate de tener en cuenta tus preferencias. ¿Eres más eficiente cuando trabajas desde casa sin que te molesten o prefieres el ajetreo de la oficina donde puedes pedir la opinión de tu compañero mientras te tomas un café? ¿Prefieres levantarte temprano para avanzar o prefieres dormir un poco más porque tu cerebro necesita un buen y largo descanso para ponerse al día por las mañanas? ¿Prefieres trabajar con los auriculares puestos y escuchando música o necesitas silencio absoluto para concentrarte? Piensa en los momentos en los que obtienes los mejores resultados e intenta ceñirte a esas rutinas siempre que sea posible.
4. Comunícate de forma eficiente
¿Te suena esto? Correos electrónicos de ping-pong que van de un lado a otro, posiblemente con una gran lista de distribución (y probablemente no conozcas ni la mitad de los nombres), malentendidos y todo el mundo lanzando otra opinión (posiblemente fuera del tema)… y no hay manera de tomar una decisión. Lo mejor es reducir la lista de distribución a las personas que realmente TIENEN que estar ahí y si el tema parece complejo o delicado, o ves que está acabando en una discusión, puede tener sentido cambiar el correo por una llamada en lugar de tener una cadena de correos electrónicos interminable.
También es importante de escribir tus correos de forma clara para que la gente entienda lo que necesitas de ellos. Y lee detenidamente los correos que recibes. No hay nada más molesto que la gente pregunte exactamente lo mismo que ya has respondido en el correo que acabas de enviarles.
5. Reduce calls y reuniones
A la hora de organizar llamadas o reuniones, piensa dos veces cuánto tiempo deberías reservar y a quién invitar. Asegúrate de tener un orden del día claro para que la gente sepa lo que se espera de ellos y si tienen que venir preparados. Si es necesario, asegúrate de enviar el acta de la reunión después para que todo el mundo tenga claro los temas tratados y los próximos pasos. Si te invitan a una reunión a la que no estás seguro de que sea relevante para ti, pregunta al organizador de antemano si tu asistencia es realmente necesaria y no tengas reparos en dirigirles a las personas adecuadas si crees que no eres la persona idónea para participar.
Además: Intenta ser puntual en las reuniones. Todos estamos de acuerdo en que puede haber circunstancias que te impidan llegar a tiempo, pero intenta mostrar tu respeto a los demás participantes conectándote al inicio de la reunión, ya que de lo contrario podrías perderte puntos importantes o la reunión podría durar más de lo previsto.
6. Evita las distracciones
A todos nos ha pasado cuando hacemos teletrabajo: El cartero llama a la puerta, un amigo envía un mensaje, hay que hacer la colada… pero incluso en la oficina hay muchas distracciones: gente que pasa y se detiene a charlar, compañeros que hablan en voz alta por teléfono, … Siempre que sea posible, intenta evitar esas distracciones. Si te ayude a concentrarte, ponte unos auriculares para escuchar algo de música. Intenta hacer el trabajo que más concentración necesita cuando tengas un entorno que te permita concentrarte (por ejemplo, a primera hora de la mañana, cuando la oficina no está demasiado ocupada, o si estás en casa con los niños pequeños, cuando están durmiendo la siesta…). Guarda tu smartphone (siempre que sea posible). Y un consejo que me encanta es hacer una «lista de distracciones«, es decir, cada vez que tengas un pensamiento que aparezca en tu mente cuando estás intentando concentrarte (por ejemplo, que tienes que llamar a una amiga por su cumpleaños o que tienes que comprar unos ingredientes para la cena), anótalo para poder volver a él más tarde y seguir concentrándote en tu trabajo.
7. Haz descansos y evita las horas extras
Suena contraproducente, ¿verdad? Sin embargo, los expertos han descubierto que hacer pausas cortas permite a tu cerebro refrescarse y ser más eficiente. Cuanto más tiempo trabajes sin relajarte unos minutos y más horas trabajes durante el día menos eficiente serás y más errores cometerás. Esto no significa que haya que hacer una pausa de 15 minutos para tomar café cada hora, pero levantarse de vez en cuando, estirarse, apartar los ojos de la pantalla o dar un pequeño paseo al aire libre puede ayudar a aumentar la creatividad y la concentración.
8. Desconecta y descansa por la noche
No sólo es necesario hacer descansos durante la jornada laboral, sino también desconectar una vez que se sale de la oficina (o del escritorio si hacemos teletrabajo). Intenta no pensar en los problemas del trabajo fuera del horario laboral. Haz deporte, queda con los amigos, juega con los niños, lo que te ayude a relajarte.
Además, intenta dormir lo suficiente. La mayoría de los adultos necesitan dormir entre siete y ocho horas por noche para ser plenamente productivos al día siguiente. Créeme, sé lo que supone enfrentarse a la falta de sueño, ya que como madre de dos hijas he tenido que lidiar con esto durante años. Sin embargo, siempre que te dejen, intenta dormir lo máximo posible. Si te cuesta desconectar, puedes probar diferentes cosas como el yoga o el mindfulness. También hay diferentes productos naturales como RINGANAisi que pueden ayudarte a relajarte más fácilmente.
9. Aprende a decir No
¿Eres una de esas personas que siempre asume tareas adicionales cuando se lo piden, sin importar que ya estés completamente sobrecargada? Piénsalo dos veces. Aunque es estupendo ofrecerte como voluntaria u ofrecer ayuda cuando te lo puedes permitir, tu objetivo no debería ser asumir continuamente trabajo adicional cuando en realidad no tienes el tiempo para afrontarlo. Piensa si realmente tienes que ser tú la quien tiene que apoyar, si hay alguien más que pueda ayudar o simplemente establece las expectativas correctas con tus interlocutores haciéndoles saber cuándo tendrás tiempo para ocuparte de la tarea.
10. Pide ayuda
Ya sea delegando tareas que no necesariamente tienes que hacer tú misma o preguntando a un colega cómo funciona un sistema o proceso, no tengas reparo en pedir ayuda a una persona que tenga los conocimientos necesarios. Esto puede ahorrarte horas (créeme) y, si trabajas en un entorno positivo, la gente suele estar encantada de ayudar.
¿Has descubierto alguna idea nueva? Puede que no todo sea adecuado para todo el mundo. Simplemente, prueba lo que mejor te funcione. ¿Tienes otros consejos o trucos que te ayuden a concentrarte y ser más eficiente? ¡Compártelo en los comentarios!
